Restituer ou Réaffecter, comment décider ?

THÉMATIQUES ABORDÉES

Politique RSE
Réglementation (actuelle et future)

Car Policy
Satisfaction collaborateur
Capacité opérationnelle à réaffecter un véhicule

Coût de la restitution anticipée
Coût net de la revente pour une flotte financée en achat sur fonds propres
Processus standard de la réaffectation

INTERVENANT

Yves CADIO

Directeur des Opérations

Fullcar Services

Vidéo du Webinar Gestion de flotte : Restituer ou réaffecter
avec Yves CADIO

Un collaborateur quitte l’entreprise, ou d’une manière plus générale, un véhicule de la flotte n’a plus d’utilisateur dans le court terme.
Deux choix se présentent à vous : le restituer (le revendre), ou le réaffecter.

Un sondage rapide des participants au webinar « Restituer ou Réaffecter ? » que nous animions le 5 mai dernier, montrait que 62% des entreprises participantes réaffectent un véhicule devenu disponible.

Si le bon choix peut s’imposer de manière évidente, dans bien des cas la bonne solution nécessite une réflexion, particulièrement si les règles internes n’ont pas été clairement définies.

Selon notre expérience, plusieurs facteurs peuvent orienter la décision : les règlementations officielles et internes (car policy), actuelles et futures, la politique de l’entreprise en matière de ressources humaines et de RSE, et bien sûr le calcul économique.

Voyons dans le détail, comment se hiérarchisent ces questions et comment les aborder spécifiquement.

CONFORMITÉ

Le véhicule répond-il aux exigences (actuelles ou futures) des règlementations officielles
ou internes à l’entreprise ?

Si la réponse est « non », il n’y aura pas d’autre choix que de restituer ou de revendre le véhicule, indépendamment de toute considération économique.

Prenons par exemple le cas d’une entreprise dont le volet environnemental de la politique RSE fixe un objectif de réduction de 50% des émissions de CO2 par les véhicules du parc dans les 6 mois. Si les émissions du véhicule en question sont supérieures aux tolérances actuelles ou futures prévues par la Car Policy, il devra être restitué ou vendu.

Autre exemple, portant cette fois sur la règlementation officielle, lorsque les collaborateurs de l’entreprise ne pourront plus entrer avec leur véhicule actuel dans les agglomérations dites ZFE-m telles que définies par le Plan Climat et la loi Mobilités . Là encore, la restitution s’impose.

Si le véhicule n’est pas à restituer car conforme à ces règlementations, alors vous devrez aborder d’autres questions, portant sur votre fonctionnement interne.

INTERNE

Vérifier que le véhicule est réaffectable selon votre fonctionnement interne.

Le véhicule en question est-il « réaffectable » en respectant la Car Policy ?
Prenons le cas d’un véhicule de direction, haut de gamme, bardé d’options, et avec un fort TCO. Son utilisation étant limitée aux quelques rares personnels autorisés par la Car Policy, vous aurez donc d’autre le choix que de le restituer (ou le revendre), ou de le stocker pour qu’il fasse office de véhicule d’attente pour les cadres de direction.

Autre cas : les règles imposées par la stratégie RH, et notamment par des objectifs d’attraction et de rétention des talents.
Dans le cadre de cette stratégie, les nouveaux Collaborateurs se voient systématiquement attribuer un véhicule neuf. Dans ce cas, votre décision sera simple à prendre concernant le véhicule disponible : il devra être restitué. En revanche, si vous n’avez pas cette contrainte et que le turn-over du personnel éligible pour ce type de véhicule est significatif, alors le garder dans un stock tampon peut s’envisager car il sera réaffecté rapidement.

Dernier aspect à étudier : votre capacité à réaffecter facilement et rapidement le véhicule.

La réaffectation d’un véhicule est un processus plus complexe et long qu’il n’y parait Il commence par la récupération du véhicule pour se terminer par sa livraison au nouvel utilisateur, et, entre les deux le diagnostic, le relevé et le chiffrage des réparations, les remises en état mécanique et/ou carrosserie, le nettoyage/désinfection et le stockage. Il peut s’avérer aussi coûteux si vous n’avez pas négocié les conditions économiques avec vos prestataires… Pour cela, il faut avoir un certain volume, de l’expérience et avoir passé du temps…d’autant plus si vos besoins sont partout en France

En outre, il faut également prendre en considération le coût interne des personnes qui vont les commander et les coordonner (gestionnaire de parc, comptabilité, utilisateurs du véhicule, etc.).

En d’autres termes, est-ce que votre organisation sait assurer toutes ces opérations facilement, rapidement, au meilleur prix ?

Votre véhicule peut être réaffecté aux vues des réglementations/règles officielles et internes, et vous disposez de l’organisation et du savoir-faire nécessaire. Mais, est-ce que cette opération est économiquement astucieuse ?
Combien va coûter la restitution anticipée ou combien peut-on espérer tirer de la revente ?

FINANCIER

Coût de la Restitution Anticipée :

Si vous décidez de restituer le véhicule avant la fin du contrat de location, le coût de cette décision comprendra en général cinq items :

  1. Les Indemnités de Restitution Anticipée (IRA)
  2. Les Frais de Remise en État (FRE)
  3. Le préavis
  4. Les kilomètres hors contrat
  5. La location d’un véhicule couvrant le délai de livraison du nouveau véhicule.

  1. Les Indemnités de Restitution Anticipée (IRA)

Les IRA font l’objet d’une formule commune à l’ensemble des contrats classiques des Loueurs Longue Durée :

(Somme totale des loyers hors TVA sur la durée du contrat) x 0,38 x (nombre de mois restant à échoir)
Durée contractuelle totale – 4

  • Il faut y ajouter le manque à gagner du Loueur Longue Durée sur les prestations optionnelles : pneumatiques, réparations mécaniques, etc. En moyenne, cela représente 30% des loyers.
  • Si le Kilométrage au moment de la restitution dépasse le montant prévu au proratatemporis, le contrat de location prévoit un règlement des kilomètres en dépassement ; à l’inverse, si tous les kilomètres prévus au contrat n’ont pas été « roulés », ils ne seront pas remboursé ou, au mieux, partiellement
  • En dernier lieu, il faut également prévoir le règlement des (deux ?) mois de préavis généralement prévus dans les Conditions Générales de Location (CGL) des Loueurs LD

Pour résumer le coût global de de la restitution, nous avons effectué ci-dessous les calculs pour un véhicule moyen avec un loyer de 300€ sur une durée de 48 mois.

2. Les Frais de Remise en État (FRE)

Des Frais de Remise en État (FRE) viennent s’ajouter aux frais de restitution.

Que vous gardiez ou pas le véhicule, vous devrez régler les éventuelles réparations mais, plus un véhicule est récent plus les dommages seront valorisés

3. Le préavis

Le règlement des (deux ?) mois de préavis généralement prévus dans les Conditions Générales de Location (CGL) des Loueurs LD est à prévoir

4. Les kilomètres hors contrat

Des kilomètres « hors contrat » seront facturés si lors de la restitution, le kilométrage du véhicule dépasse le nombre prévu au contrat, calculé au prorata temporis. Plus le véhicule est récent, plus la probabilité que le nombre de kilomètres au-dessus ou en dessous du kilométrage contractuel sera importante car non lissé. Un certain nombre de contrats de loueurs ne permettent pas non plus de réaliser des modifications de contrat (durée et/ou kilomètre), ou alors uniquement au-delà des 12 premiers mois voire dans la première partie du contrat.

5. La location d’un véhicule couvrant le délai de livraison du nouveau véhicule.

    Le délai de livraison du véhicules neuf destiné à remplacer le véhicule restitué peut générer des frais de location de courte ou moyenne durée pendant plusieurs mois. Or, un loyer en location en courte ou moyenne durée coutera toujours plus cher qu’un loyer en location longue durée.

    Coût net de la revente pour une flotte financée en achat sur fonds propres

    Nous savons que la dépréciation est d’autant plus forte qu’un véhicule est récent.
    Dans l’exemple proposé ci-dessous, on constate que la perte à la revente en année 2 (janvier 2022) est de 26% par rapport à l’année 1, alors qu’elle n’est plus que de 14% en année 3, par rapport à l’année 2.

    La dépréciation annuelle de ce véhicule sera donc de plus en plus faible au fur et à mesure du temps.

    N’oublions pas qu’à la dépréciation, viendront s’ajouter les éventuelles réparations nécessaires pour revendre le véhicule, ainsi qu’une sous cotation du prix de revente si le kilométrage est trop important et/ou en mauvais état esthétique et/ou mécanique.

    Vous avez évalué les coûts économiques de la restitution et de la réaffectation, mais cette dernière
    est un processus interne dont il vous faut également évaluer l’impact.

    Processus standard de la réaffectation

    Un processus qui dure de 15 jours à 3 semaines et génère 800€ en moyenne de coûts directs.
    Le processus standard de la réaffectation, tel que nous le voyons pratiqué est semblable au schéma ci-dessous.

    Étape 1 : L’enlèvement 

    Cette tâche consiste pour l’entreprise à récupérer le véhicule. Elle peut être confiée à un convoyeur qui facturera sa prestation ou bien c’est l’utilisateur, ou un autre collaborateur qui va s’en charger… Dans le cas d’entreprise ayant de multiples sites sur le territoire national, aura un coût

    Étape 2 : L’analyse de l’état des éléments de sécurité du véhicule.

    En effet, autant vous pourriez réaffecter le véhicule sans le nettoyer, autant vous ne pouvez remettre en circulation un véhicule dangereux pour des raisons évidentes de responsabilité de sécurité vis-à-vis de vos Collaborateurs.
    Ces contrôles (freins, pneus, feux, etc.) devront être réalisés par un professionnel.

    Étape 3 : L’analyse de l’état général du véhicule, et chiffrage des éventuels frais de remise en état.

    Cette étape (directement liée à l’étape précédente), également réalisée par un professionnel, peut vous amener à changer votre décision de réaffectation pour une restitution ou une revente, si le montant de la remise en état est trop important pour un véhicule ancien.

    Étape 4 : La remise en état

    Les réparations porteront sur la carrosserie ainsi que la mécanique. Si votre contrat de location couvre les réparations de certains éléments mécaniques, d’autres resteront à votre charge, ainsi que la carrosserie, sauf si votre assurance peut la prendre à son compte (attention à l’impact sur vos primes d’assurance en cas de recours trop fréquents à l’assurance).

    Le remplacement d’éléments manquants vient terminer la remise en état du véhicule.

    Lors de l’étape 3, vous aurez éventuellement constaté l’absence d’éléments (roue de secours, carte grise, enjoliveur de roue, triangle de signalisation, etc). Il conviendra de les remplacer, générant un nouveau coût à prendre en compte.

    Étape 5 : Le nettoyage (dernière intervention technique)

    L’objectif n’est pas de remettre le véhicule dans un état proche du neuf, mais de le livrer à son prochain utilisateur dans un état de propreté convenable. Là aussi, Selon le cas, il vous faudra stocker le véhicule plus ou moins longtemps avant de le livrer à son nouvel utilisateur.

    Le stockage pourra se faire sur un des sites de l’entreprise, mais parfois le recours à un parking payant peut s’avérer nécessaire. Il faut pouvoir assurer un stockage sécurisé, mais également à un endroit où le véhicule ne va pas s’abimer pendant son immobilisation.

    Étape 6 : La livraison au nouvel utilisateur

    Cette étape est identique à la première du processus de réaffectation. Un collaborateur de l’entreprise ou un convoyeur de l’entreprise s’en chargera.

    On le voit bien, le coût de la réaffectation d’un véhicule est loin d’être négligeable,
    que l’on considère les coûts directs ou indirects.

    CONCLUSION

    Vous avez maintenant une vision holistique des tenants et aboutissants de la réaffectation et de la restitution d’un véhicule.

    Ils vous aideront éventuellement à rationnaliser vos décisions pour chaque véhicule, ou la politique définie pour l’ensemble de votre flotte.